Акт уничтожения служебных удостоверений
Акт уничтожения служебных удостоверений подтверждает, что недействительные удостоверения организации уничтожены и не могут быть использованы посторонними лицами. Форма подойдёт комиссиям и службам, отвечающим за учёт бланков.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт уничтожения служебных удостоверений составляют, когда удостоверения организации становятся ненужными или непригодными: истёк срок действия, сотрудник уволился, бланк испорчен или заменён новым. Документ фиксирует, что удостоверения списаны с учёта и физически уничтожены, поэтому не могут «всплыть» у посторонних лиц и быть использованы в незаконных целях.
Как правило, процедуру проводит комиссия из нескольких сотрудников, назначенная руководителем. В акте указывают дату и место уничтожения, основание (например, приказ), перечень удостоверений с номерами и ФИО владельцев, способ уничтожения, а также подписи председателя и членов комиссии.
После подписания акт регистрируют в журнале учёта и передают на хранение в архив организации вместе с документами по учёту удостоверений. Срок хранения обычно определяют внутренние правила и номенклатура дел организации.
Что указать
8 пунктов для бланка
- 01Полное наименование организации
- 02Дата и место составления акта
- 03Состав комиссии: ФИО и должности председателя и членов
- 04Основание уничтожения (приказ, истечение срока действия и т. п.)
- 05Перечень удостоверений: номера, серии, ФИО владельцев
- 06Способ уничтожения
- 07Подписи членов комиссии с расшифровкой
- 08Отметка о регистрации акта в журнале учёта
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Скачайте бланк в формате DOC или PDF и откройте его в текстовом редакторе.
- 2Укажите полное наименование организации, дату и место составления акта.
- 3Впишите состав комиссии: председателя и членов с должностями и ФИО.
- 4Обозначьте основание уничтожения — например, приказ руководителя или истечение срока действия удостоверений.
- 5Перечислите все уничтожаемые удостоверения: номера, серии, ФИО владельцев, при необходимости — количество.
- 6Укажите способ уничтожения, исключающий восстановление данных и повторное использование бланков.
- 7Проверьте внесённые данные и подпишите акт всем членам комиссии.
- 8Зарегистрируйте акт в журнале учёта и передайте экземпляр на хранение в архив.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
В каких случаях составляют акт уничтожения служебных удостоверений?
Обычно — когда удостоверения стали ненужными или непригодными: истёк срок действия, сотрудник уволен, бланк испорчен или заменён новым. Конкретные случаи определяет внутренний порядок организации.
Кто подписывает акт?
Как правило, акт подписывают все члены комиссии, проводившей уничтожение, включая председателя. Иногда дополнительно требуется подпись руководителя организации.
Сколько экземпляров акта нужно составить?
Чаще всего оформляют два экземпляра: один хранится в архиве организации, второй остаётся в подразделении, ведущем учёт удостоверений. Требования зависят от внутренних правил.
Как уничтожают служебные удостоверения?
Способ выбирает организация: обычно удостоверения измельчают на шредере, сжигают или уничтожают иным способом, исключающим восстановление данных и использование бланков.
Нужно ли указывать номера уничтоженных удостоверений?
Да, перечень с номерами (а при необходимости — сериями и ФИО владельцев) — ключевая часть акта: он позволяет идентифицировать каждый уничтоженный документ.
Сколько хранить акт уничтожения?
Срок хранения обычно устанавливают внутренние правила организации и номенклатура дел. Акт подшивают вместе с документами, связанными с учётом удостоверений.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.