Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях составляют, когда организация или ИП избавляется от документов с конфиденциальной информацией: по истечении срока хранения, после обработки обращения или по распоряжению руководителя. Документ фиксирует, какие именно носители уничтожены, когда, где и каким способом.

Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. В документе указывают основание уничтожения, перечень носителей, способ (шредирование, сжигание и т.п.), результат проверки качества и подписи всех членов комиссии. Без даты и подписей акт легко оспорить как составленный с нарушениями.

Грамотно заполненный акт помогает подтвердить, что уничтожение проведено так, что восстановление сведений невозможно. Такие документы могут запросить при проверке соблюдения требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», поэтому акты хранят в архиве вместе с приказом о создании комиссии и описью уничтоженных дел.

Перед уничтожением рекомендуется сверить перечень документов с описями дел и убедиться, что сроки хранения истекли, а бумаги не нужны для налогового или иного учёта. При большом объёме уничтожение проводят поэтапно — на каждую партию составляют отдельный акт.