Акт приема‑передачи документов
Акт приема‑передачи документов фиксирует факт передачи бумаг от одной стороны другой: перечень, количество и состояние каждого документа. Подойдет организациям и частным лицам при сдаче дел в архив, смене ответственного или передаче бумаг контрагенту.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт приема‑передачи документов составляют, когда бумаги переходят от одной стороны к другой: при сдаче дел в архив, смене ответственного сотрудника, реорганизации компании или передаче оригиналов контрагенту. Акт подтверждает, какие именно документы, в каком количестве и состоянии были переданы, поэтому его используют как доказательство при возникновении разногласий.
Единой обязательной формы акта нет — документ составляют в свободном виде с учетом деловой практики. Как правило, в нем указывают дату и место составления, наименования и реквизиты сторон, основание передачи, а также таблицу с перечнем документов: название, вид (оригинал или копия), количество листов или экземпляров, состояние.
Чтобы избежать споров, акт оформляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Перечень удобно сверять в присутствии обеих сторон: повреждения, недостающие листы и пометки фиксируют сразу, до подписания. Акт подписывают уполномоченные лица; печать ставят, если это предусмотрено правилами организаций.
Что указать
10 пунктов для бланка
- 01Дата и место составления акта
- 02Наименование, реквизиты и контакты передающей стороны
- 03Наименование, реквизиты и контакты принимающей стороны
- 04ФИО и должности лиц, передающих и принимающих документы
- 05Основание передачи (приказ, договор, распоряжение)
- 06Перечень передаваемых документов: наименование и вид (оригинал или копия)
- 07Количество листов или экземпляров по каждой позиции
- 08Состояние документов (комплектность, повреждения, пометки)
- 09Отметка о приложениях и сопроводительных материалах
- 10Подписи сторон и печати (при необходимости)
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Скачайте бланк и укажите дату и место составления акта.
- 2Впишите полные наименования и реквизиты передающей и принимающей сторон.
- 3Укажите ФИО и должности ответственных лиц и основание передачи.
- 4Составьте перечень документов: название, вид (оригинал или копия), количество листов.
- 5Отметьте состояние каждой позиции: комплектность, повреждения, имеющиеся пометки.
- 6Сверьте перечень вместе с принимающей стороной до подписания.
- 7Подпишите акт обеими сторонами, поставьте печати, если это принято в организациях.
- 8Оформите два экземпляра и передайте по одному каждой стороне.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
В каких случаях нужен акт приема‑передачи документов?
Его составляют при передаче бумаг между организациями, подразделениями или сотрудниками: при сдаче дел в архив, смене ответственного лица, увольнении сотрудника, реорганизации или передаче оригиналов контрагенту.
Сколько экземпляров акта нужно оформлять?
Как правило, два — по одному для передающей и принимающей сторон. Каждый экземпляр подписывается обеими сторонами.
Обязательна ли печать на акте?
Печать не является обязательной, если иное не предусмотрено внутренними правилами организаций. Обычно достаточно подписей уполномоченных лиц.
Можно ли передавать по акту копии документов?
Да. В перечне для каждой позиции указывают вид: оригинал или копия. Это исключает споры о том, что именно было передано.
Что делать, если документы повреждены или переданы не полностью?
Зафиксируйте состояние и комплектность в акте до подписания: отметьте повреждения, недостающие листы или отсутствие позиций. Это защитит обе стороны от разногласий в дальнейшем.
Существует ли утвержденная форма акта?
Единой обязательной формы нет, акт составляют в свободном виде. Главное — указать стороны, дату, перечень документов и подписи ответственных лиц.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.