Акт приема и передачи дел на архивное хранение
Акт приема и передачи дел на архивное хранение оформляют при передаче документов в архив организации или другому ответственному лицу. Документ фиксирует состав передаваемых дел, их состояние и подписи сторон.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт приема и передачи дел на архивное хранение составляют, когда документы передают в архив организации, другому ответственному сотруднику или сторонней организации — например, при реорганизации, увольнении сотрудника, отвечавшего за документы, или ликвидации подразделения. Акт подтверждает, что дела переданы в полном составе и в определенном состоянии, поэтому при спорах стороны могут ссылаться на него как на подтверждение факта передачи.
В документе указывают наименования передающей и принимающей сторон, основание передачи и перечень дел: индексы, заголовки, крайние даты документов, количество томов и листов. Дополнительно фиксируют состояние дел — наличие подшивки, нумерации листов, внутренней описи — и выявленные недостатки. Акт подписывают передающий и принимающий сотрудник, а при оформлении комиссией — все ее члены.
Единой обязательной формы акта нет, поэтому организации обычно разрабатывают бланк самостоятельно и закрепляют его в инструкции по делопроизводству. Готовый шаблон можно взять за основу: заполните реквизиты, составьте опись передаваемых дел и при необходимости дополните документ особыми условиями хранения. Правильно оформленный акт упрощает дальнейший учет архивных фондов и инвентаризацию документов.
Что указать
9 пунктов для бланка
- 01Полное наименование организации и структурных подразделений передающей и принимающей сторон
- 02Дата и место составления акта
- 03ФИО и должности передающего и принимающего лиц, при необходимости — членов комиссии
- 04Основание передачи дел (приказ, распоряжение, график приема-передачи)
- 05Опись передаваемых дел: индексы, заголовки, крайние даты документов, количество томов и листов
- 06Сведения о состоянии дел (наличие подшивки, нумерации листов, внутренней описи)
- 07Отметки о выявленных недостатках и повреждениях документов
- 08Общее количество передаваемых дел (цифрами и прописью)
- 09Подписи сторон и отметка об утверждении руководителем
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Скачайте бланк акта и укажите полное наименование организации, а также подразделений или лиц, между которыми передаются дела.
- 2Проставьте дату и место составления документа.
- 3Впишите ФИО и должности сотрудников, передающих и принимающих дела; если передачу оформляет комиссия, перечислите всех ее членов.
- 4Укажите основание передачи: приказ или распоряжение руководителя, график приема-передачи дел.
- 5Составьте опись передаваемых дел: для каждого дела укажите индекс, заголовок, крайние даты документов, количество томов и листов.
- 6Проверьте состояние дел — наличие подшивки, нумерации листов, внутренней описи; зафиксируйте выявленные недостатки в акте.
- 7Укажите итоговое количество передаваемых дел цифрами и прописью.
- 8Подпишите акт обеим сторонам и передайте по одному экземпляру каждой из них; при необходимости утвердите документ у руководителя.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
Когда составляется акт приема-передачи дел на архивное хранение?
Как правило, при передаче документов из структурного подразделения в архив организации, при смене сотрудника, ответственного за делопроизводство, при реорганизации или ликвидации подразделения. Конкретные случаи обычно закрепляются в инструкции по делопроизводству организации.
Кто подписывает акт приема-передачи дел?
Акт подписывают сотрудник, передающий дела, и сотрудник, принимающий их. Если передачу оформляет комиссия, подписи ставят все ее члены. Документ может быть утвержден руководителем организации.
Чем акт приема-передачи дел отличается от описи дел?
Опись перечисляет дела с их характеристиками и служит учетным документом. Акт фиксирует сам факт передачи дел между сторонами и подтверждает, что принимающий получил указанные материалы. Часто опись оформляют приложением к акту.
Сколько экземпляров акта нужно оформлять?
Обычно акт составляют в двух экземплярах — по одному для передающей и принимающей стороны. Если дела передаются между организациями, свой экземпляр может понадобиться каждой из них.
Что делать, если при передаче обнаружены поврежденные или отсутствующие документы?
Недостатки фиксируют в акте: указывают, какие дела повреждены или отсутствуют, и описывают их состояние. Это позволяет установить ответственность и при необходимости восстановить документы.
Нужно ли хранить акт приема-передачи дел?
Да, акт относится к документам по учету архивных фондов и хранится вместе с документами организации. Срок хранения определяется внутренними правилами организации и законодательством об архивном деле.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.