Акт передачи топливной карты водителю в организации
Акт передачи топливной карты водителю фиксирует выдачу карты конкретному сотруднику: номер карты, её состояние и дату передачи. Нужен для учёта расходов на топливо и определения ответственности за сохранность карты.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт передачи топливной карты водителю оформляют организации, которые выдают сотрудникам корпоративные карты для оплаты топлива. Документ фиксирует, какая именно карта (по номеру и оператору), кому и когда передана, а также в каком состоянии она находится. С момента подписания акта ответственность за карту и порядок её использования закрепляется за конкретным водителем.
Такой акт упрощает учёт ГСМ и контроль списаний: бухгалтерия и логисты видят, у кого находится каждая карта, и могут сопоставить операции по ней с путевыми листами и отчётами водителя. Документ также помогает избежать споров при обнаружении ошибочных или излишних списаний — по акту видно, кто отвечал за карту в соответствующий период.
Утверждённой унифицированной формы акта нет, поэтому его, как правило, составляют в свободной форме: указывают реквизиты организации, данные передающего и получающего лица, номер карты, срок действия, состояние и при необходимости остаток средств или лимит. ПИН-код в акте не указывают — его передают водителю отдельно. При возврате карты (увольнение сотрудника, замена или окончание срока действия карты) оформляют аналогичный акт возврата, чтобы закрыть период ответственности водителя.
Что указать
10 пунктов для бланка
- 01Дата и место составления акта
- 02Наименование и реквизиты организации
- 03ФИО, должность и подпись лица, передающего карту
- 04ФИО, должность и подпись водителя, получающего карту
- 05Номер и тип топливной карты, наименование оператора (эмитента)
- 06Срок действия карты
- 07Состояние карты (новая / бывшая в употреблении, наличие повреждений)
- 08Остаток средств или лимит на карте (при необходимости)
- 09Условия использования карты и обязанности водителя по её сохранности
- 10Отметка о том, что ПИН-код передаётся отдельно от акта
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Укажите дату составления акта и наименование организации.
- 2Впишите данные ответственного лица, которое передаёт карту (должность, ФИО).
- 3Укажите данные водителя: ФИО, должность, при наличии — табельный номер.
- 4Зафиксируйте данные карты: номер, оператора (эмитента), срок действия.
- 5Отметьте состояние карты и, если требуется, остаток средств или лимит на дату передачи.
- 6Опишите условия использования карты и обязанности водителя по её сохранности.
- 7Проверьте, что ПИН-код не указан в акте, и передайте его водителю отдельным способом.
- 8Подпишите акт обеим сторонам и зарегистрируйте его в журнале учёта топливных карт, если он ведётся.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
Зачем нужен акт передачи топливной карты водителю?
Акт подтверждает, что карта выдана конкретному сотруднику в определённую дату. Это упрощает учёт расходов на топливо, контроль списаний и позволяет установить, кто отвечает за сохранность карты.
Кто составляет акт?
Обычно акт оформляет уполномоченное лицо организации — например, специалист по логистике, бухгалтер или руководитель подразделения — совместно с водителем, получающим карту.
Обязательно ли использовать унифицированную форму?
Утверждённой унифицированной формы для этого акта нет, поэтому его, как правило, составляют в свободной форме. Организация может разработать собственный шаблон и закрепить его во внутренних документах.
Нужно ли указывать в акте баланс карты?
Это не обязательно, но полезно: фиксация остатка средств или лимита на дату передачи помогает избежать разногласий при последующем учёте списаний.
Что делать, если водитель потерял карту?
Водителю следует сразу сообщить руководству, а организации — заблокировать карту у оператора и оформить новый акт на перевыпущенную карту. Порядок возмещения убытков обычно определяется внутренними документами компании.
Как оформить возврат карты от водителя?
При возврате карты — например, при увольнении или её замене — составляется аналогичный акт возврата с указанием номера карты, её состояния и даты. Это закрывает период ответственности сотрудника.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.