Акт о недостаче товара при инвентаризации
Акт фиксирует расхождение между фактическим наличием товара и данными учета, выявленное при инвентаризации. На его основании организация выясняет причины недостачи и решает вопрос о взыскании или списании.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт о недостаче товара при инвентаризации составляется комиссией, когда фактический остаток товара оказывается меньше данных бухгалтерского учета. Документ фиксирует перечень недостающих позиций, их количество и стоимость, а также подтверждается подписями членов комиссии и материально ответственных лиц. Как правило, акт оформляют по шаблону, утвержденному в учетной политике организации, либо в свободной форме с обязательными реквизитами первичного документа.
На основании акта бухгалтерия отражает результаты инвентаризации в учете, а руководство принимает дальнейшие решения: провести служебное расследование, запросить объяснения у ответственных сотрудников, предъявить претензию поставщику или списать потери. Без корректно оформленного акта взыскать ущерб с работника или обосновать потери при проверке будет затруднительно.
Акт составляют в присутствии материально ответственного лица; при выявлении недостачи у работника обычно запрашивают письменное объяснение. К документу прикладывают подтверждающие бумаги — накладные, карточки учета, объяснительные записки. Акт подписывают все члены комиссии; если кто-то не согласен с результатами, его возражения фиксируются письменно.
Что указать
12 пунктов для бланка
- 01Наименование организации и структурного подразделения (склад, магазин, отдел)
- 02Дата и номер акта
- 03Основание проведения инвентаризации: реквизиты приказа или распоряжения
- 04Состав инвентаризационной комиссии: ФИО и должности членов
- 05ФИО и должность материально ответственного лица
- 06Дата проведения инвентаризации
- 07Наименование товара, артикул или код, единица измерения
- 08Количество товара по данным учета
- 09Фактически выявленное количество
- 10Размер недостачи в натуральном выражении
- 11Цена за единицу и общая сумма недостачи в денежном выражении
- 12Причина недостачи и пояснения (если установлены)
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Скачайте бланк и заполните шапку: наименование организации, подразделение, дату и номер акта.
- 2Укажите основание инвентаризации — номер и дату приказа руководителя о её проведении.
- 3Перечислите членов комиссии и материально ответственных лиц, присутствовавших при пересчете.
- 4Заполните таблицу: наименование и код товара, единица измерения, остаток по данным учета, фактическое наличие.
- 5Рассчитайте недостачу по каждой позиции в натуральном и денежном выражении, подведите итоговую сумму.
- 6Отразите причины недостачи и приложите объяснения ответственных лиц и подтверждающие документы.
- 7Проверьте данные и подпишите акт: документ заверяют все члены комиссии и материально ответственное лицо.
- 8Передайте подписанный акт в бухгалтерию для отражения результатов инвентаризации в учете.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
Кто составляет акт о недостаче товара?
Акт составляет инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя. Пересчет проводится в присутствии материально ответственного лица, которое также подписывает документ.
Обязательна ли унифицированная форма акта?
Нет, как правило, акт составляется в свободной форме или по шаблону, утвержденному в организации. Главное — указать обязательные реквизиты: дату, наименование товара, количество и стоимость недостачи, подписи комиссии.
Что делать, если работник не согласен с результатами?
Работник может изложить возражения в акте или отдельном документе и предоставить письменное объяснение. Отказ от подписи фиксируется отметкой в акте.
Чем акт отличается от сличительной ведомости?
Сличительная ведомость сравнивает учетные и фактические остатки по всем позициям инвентаризации, а акт фиксирует конкретный факт недостачи и служит основанием для расследования, претензий или списания.
Нужно ли запрашивать объяснения у материально ответственного лица?
Да, как правило, для выяснения причин недостачи у ответственного лица запрашивают письменное объяснение и прикладывают его к акту.
Куда передается акт после подписания?
Акт передают в бухгалтерию для отражения результатов инвентаризации. Далее руководство принимает решение о взыскании с виновных лиц, претензии поставщику или списании потерь.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.