Авансовый отчёт

Авансовый отчёт подтверждает, как сотрудник израсходовал деньги, выданные организацией под отчёт — наличными из кассы или переводом на банковскую карту. Отчёт составляют после командировки, закупки материалов, канцтоваров, оплаты услуг и других хозяйственных расходов. На его основании бухгалтерия принимает расходы к учёту, возвращает перерасход или принимает от сотрудника остаток средств.

Как правило, отчёт оформляют по унифицированной форме АО-1, но организация вправе использовать и собственный бланк с обязательными реквизитами. К отчёту прикладывают подтверждающие документы: кассовые и товарные чеки, квитанции, проездные билеты, накладные, счета-фактуры. Без них принять расходы к учёту, как правило, нельзя.

Сотрудник заполняет свою часть отчёта: указывает выданную сумму, перечисляет расходы по каждой строке и прикладывает документы. Бухгалтер проверяет расчёты и определяет, что принять к учёту и что вернуть подотчётному лицу, а руководитель утверждает отчёт. Если потрачено больше выданного, перерасход возмещают сотруднику, если меньше — остаток сдают в кассу.

Срок сдачи отчёта устанавливает руководитель организации. Аккуратное оформление авансовых отчётов помогает контролировать подотчётные суммы и подтверждать расходы компании при проверках.