Как составить уведомление о сокращении штата работника

# Как составить уведомление о сокращении штата работника

Уведомление о сокращении штата оформляют письменно и вручают работнику заранее. В документе указывают причину предстоящего увольнения, дату прекращения трудового договора и сведения о доступных вакансиях. Ниже разберём обязательные сведения, сроки и порядок передачи уведомления.

Когда требуется уведомление о сокращении штата

Уведомление необходимо, если работодатель планирует расторгнуть трудовой договор из-за сокращения численности работников или исключения должности из штатного расписания. Само изменение штатного расписания ещё не означает увольнение: сначала работодатель принимает решение о сокращении, определяет затрагиваемые должности и персонально уведомляет работников.

Увольнение по сокращению допускается только при соблюдении всей процедуры. Работодателю необходимо:

• принять решение о сокращении численности или штата;
• оформить новое штатное расписание либо изменения в действующее;
• определить работников, которых затронет сокращение;
• учесть преимущественное право на оставление на работе;
• письменно уведомить каждого работника;
• предложить подходящие вакансии;
• оформить увольнение после истечения установленного срока.

Уведомление направляют конкретному работнику, а не всему коллективу сразу. Общее объявление, электронное письмо без подтверждения получения или устное сообщение не заменяют персональный документ.

Перед подготовкой бумаг нужно проверить, можно ли увольнять сотрудника по этому основанию. Например, сокращение не применяется к некоторым защищённым категориям работников, включая беременных женщин и отдельных работников с семейными обязанностями. Нельзя увольнять сотрудника по сокращению во время временной нетрудоспособности или отпуска, кроме случая ликвидации организации.

Работодатель также должен оценить преимущественное право работников с одинаковыми должностями и квалификацией. При выборе сотрудника для сокращения учитывают производительность труда, квалификацию и предусмотренные законом или локальными документами обстоятельства.

Какие сведения включить в документ

Уведомление составляют в свободной форме, если у работодателя нет утверждённого внутреннего шаблона. Главное — изложить информацию однозначно и указать данные, позволяющие подтвердить, кого, по какой причине и когда предупреждают.

Рекомендуемая структура документа:

1. Наименование работодателя, адрес и при наличии реквизиты.
2. Фамилия, имя, отчество работника.
3. Должность, структурное подразделение и иные сведения, позволяющие идентифицировать сотрудника.
4. Название документа — «Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников».
5. Ссылка на решение работодателя о сокращении.
6. Информация об исключении должности или сокращении численности.
7. Предполагаемая дата увольнения.
8. Сведения о доступных вакансиях.
9. Порядок выражения согласия или отказа от предложенной работы.
10. Дата вручения и место для подписи работника.
11. Фамилия, имя, отчество и должность представителя работодателя.

Формулировка причины должна соответствовать фактическим кадровым документам. Если из штатного расписания исключают должность, это нужно указать прямо. Если уменьшается количество штатных единиц, в уведомлении можно написать, что сокращается численность работников по конкретной должности.

Пример основной части:

Если на дату вручения есть подходящие вакансии, их перечисляют в самом уведомлении или оформляют отдельным приложением. Для каждой позиции желательно указать:

• наименование должности;
• подразделение и место работы;
• характер работы;
• размер оплаты труда;
• режим рабочего времени;
• требования к квалификации;
• дату, до которой работник может сообщить о согласии.

Готовую форму можно адаптировать под конкретную ситуацию: уведомление о сокращении штата работников в организации.

В конце документа предусмотрите строку для подписи работника и отметку о получении экземпляра. Подпись подтверждает факт ознакомления, а не согласие с сокращением и не отказ от трудовых прав.

Сроки и порядок вручения уведомления

По общему правилу о предстоящем увольнении по сокращению работника предупреждают персонально и под подпись не менее чем за два месяца до прекращения трудового договора. Дату увольнения определяют так, чтобы между вручением документа и увольнением сохранялся установленный период предупреждения.

В уведомлении лучше указывать конкретную дату предполагаемого увольнения, а не формулировку «через два месяца». Это снижает риск спора о расчёте срока. Если документ передают 15 апреля, срок не следует считать приблизительно: кадровой службе нужно отдельно проверить календарный порядок исчисления.

Порядок действий работодателя можно представить как чек-лист:

• подготовить уведомление в двух экземплярах;
• проверить должность, подразделение и дату предполагаемого увольнения;
• определить и перечислить доступные вакансии;
• передать документ работнику лично;
• получить подпись и дату на экземпляре работодателя;
• выдать работнику его экземпляр;
• сохранить подтверждение вручения в кадровых документах;
• повторно предлагать вакансии, появившиеся до увольнения.

Если работник согласен на досрочное прекращение трудового договора, это оформляют отдельно и письменно. Одной подписи под уведомлением недостаточно: из неё не должно следовать, что сотрудник согласился уволиться раньше установленного срока.

Вручать документ желательно в рабочее время и в присутствии представителя кадровой службы или другого уполномоченного лица. Если работник находится не на рабочем месте, можно использовать способ передачи, который позволяет подтвердить направление и получение документа: почтовое отправление с фиксацией вручения или иной допустимый канал, предусмотренный правилами работодателя.

Таблица поможет проверить основные сроки и документы:

Для отдельных категорий работников законодательство предусматривает специальные правила и сроки предупреждения. Поэтому перед вручением документа нужно проверить вид трудового договора, характер работы, статус сотрудника и положения коллективного договора.

Предложение вакансий при сокращении

Работодатель обязан предложить работнику имеющиеся вакансии, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если такой работы нет, предлагают нижестоящие или нижеоплачиваемые должности, на которые сотрудник может быть переведён с учётом медицинских ограничений.

Предлагать нужно не только вакансию в том же подразделении. В перечень включают все подходящие свободные должности у работодателя в данной местности, если иное не предусмотрено применяемыми правилами или соглашениями. При наличии филиалов и обособленных подразделений вопрос о включении их вакансий оценивают с учётом условий трудового договора и локальных документов.

Предложение вакансий оформляют письменно. Работник может:

• согласиться на перевод;
• отказаться от конкретной должности;
• отказаться от всех предложенных вакансий;
• не дать ответа.

На документе желательно сделать отметку о результате: «согласен», «отказываюсь», «с вакансиями ознакомлен, решения не принял». Если вакансий несколько, фиксируют решение по каждой позиции.

Свободные места могут появиться уже после первоначального уведомления. Поэтому кадровой службе следует отслеживать вакансии до даты увольнения и предлагать их работнику дополнительно. Отсутствие вакансий также лучше подтвердить внутренней справкой или отметкой в кадровых материалах.

Не следует включать в список должности, которые фактически заняты, временно недоступны или не соответствуют квалификационным требованиям. Нельзя заменять предложение вакансии предложением написать заявление об увольнении по собственному желанию.

При сокращении должности можно использовать отдельный документ: уведомление о сокращении должности. Если процедура связана с реорганизацией, уведомление работника и сообщения в государственные органы могут оформляться отдельно, поскольку это разные документы и адресаты.

Что делать при отказе работника от подписи

Работодатель не может заставить сотрудника подписать уведомление. Отказ от подписи не отменяет обязанность предупредить работника, но его нужно правильно зафиксировать, иначе будет сложно доказать соблюдение процедуры.

При отказе действуют по следующей схеме:

• предложить сотруднику ознакомиться с документом ещё раз;
• объяснить, что подпись подтверждает получение, а не согласие;
• пригласить двух свидетелей или комиссию;
• составить акт об отказе от подписи;
• указать в акте дату, время, место, данные работника и содержание переданного документа;
• получить подписи свидетелей и представителя работодателя;
• вручить копию уведомления и акта доступным способом;
• сохранить документы в кадровом деле.

В акте нельзя писать, что работник «отказался от сокращения». Корректная формулировка — «отказался от подписания и получения уведомления» либо та, которая точно отражает произошедшее. Если сотрудник получил документ, но не поставил подпись, это также описывают отдельно.

Если работник отказывается и от личного получения, документ направляют по адресу, указанному в кадровых данных, способом с подтверждением отправки и вручения. Работодатель должен сохранять квитанцию, опись вложения, уведомление о вручении и возвращённое отправление, если его не удалось доставить.

После фиксации отказа работодатель продолжает процедуру: отслеживает вакансии, оформляет предложения, соблюдает период предупреждения и подготавливает документы к дате увольнения. Сам по себе отказ работника от подписи не превращает сокращение в увольнение «день в день» и не сокращает установленный срок предупреждения.

Если требуется отдельное уведомление о прекращении трудового договора по другому основанию, его нельзя подменять документом о сокращении. Например, уведомление об увольнении работника оформляют с учётом конкретной причины прекращения трудовых отношений.