Как составить должностную инструкцию работника

Разбираем, как составить должностную инструкцию работника и какие сведения включить в документ. Показываем структуру, порядок утверждения и внесения изменений, а также объясняем, как сформулировать обязанности так, чтобы ими можно было пользоваться в ежедневной работе.

Для чего нужна должностная инструкция

Должностная инструкция — локальный документ работодателя, который описывает трудовую функцию работника, круг его задач, права и ответственность. Она помогает разграничить обязанности между сотрудниками, определить зоны взаимодействия подразделений и снизить риск споров о том, какие работы входили в должность.

Документ особенно полезен, если в организации несколько сотрудников выполняют похожие функции, работа связана с оборудованием, материальными ценностями, безопасностью или обслуживанием клиентов. Инструкция также служит ориентиром при подборе персонала, адаптации нового сотрудника и оценке выполнения обязанностей.

Должностную инструкцию можно оформить как самостоятельный локальный акт или как приложение к трудовому договору. Выбранный вариант желательно закрепить в правилах документооборота и применять последовательно ко всем аналогичным должностям.

При подготовке документа проверьте, чтобы его содержание не противоречило трудовому договору, штатному расписанию, локальным правилам и действующим требованиям к конкретному виду работ. Если инструкция расширяет трудовую функцию, это может потребовать отдельного согласования с работником.

Какие сведения включить в документ

Единой обязательной формы должностной инструкции для всех организаций нет, поэтому работодатель определяет структуру самостоятельно. На практике документ оформляют на бланке организации и включают в него следующие сведения:

• наименование организации;
• название структурного подразделения;
• наименование должности;
• место должности в структуре управления;
• порядок назначения и освобождения от должности;
• подчиненность работника;
• требования к образованию, опыту и знаниям;
• перечень должностных обязанностей;
• права работника;
• виды ответственности;
• порядок замещения на время отсутствия;
• подписи лиц, согласовавших и утвердивших документ;
• отметку об ознакомлении работника.

Название должности лучше сверить со штатным расписанием и трудовым договором. Если для должности применяются квалификационные требования, профессиональные стандарты или специальные правила работы, их положения учитывают при описании требований и функций.

Раздел о подчиненности должен отвечать на практический вопрос: кому работник получает задания и кому отчитывается. Если сотрудник взаимодействует с несколькими подразделениями, это можно указать отдельно, не создавая неопределенности в вопросе непосредственного руководителя.

Удобно использовать такую базовую структуру:

Требования к работнику формулируйте только в той части, которая связана с задачами должности. Например, для повара логично указать знание технологии приготовления блюд, санитарных требований и правил эксплуатации кухонного оборудования; пример такой структуры можно посмотреть в должностной инструкции повара.

Для рабочих профессий полезно отдельно описывать используемые инструменты, оборудование, материалы и правила передачи результата. В качестве ориентиров можно изучить должностную инструкцию маляра или инструкцию слесаря-сантехника.

Как описать обязанности, права и ответственность

Обязанности должны быть конкретными и связанными с трудовой функцией. Для каждой задачи желательно обозначить действие, объект работы и ожидаемый результат: «принимать заявки», «проверять исправность оборудования перед началом смены», «оформлять отчет по установленной форме», «передавать готовую продукцию ответственному сотруднику».

Избегайте формулировок вроде «выполняет иные поручения руководителя» без ограничений. Такая фраза может дополнять перечень, но не должна превращаться в возможность поручать любую работу, не связанную с должностью.

При составлении раздела «Обязанности» используйте проверочный список:

• Каждая обязанность начинается с понятного действия.
• Указано, с каким объектом или процессом работает сотрудник.
• Понятно, кому и в какой форме передается результат.
• Задача соответствует должности и трудовой функции.
• Нет дублирования обязанностей другого работника.
• Учтены требования охраны труда, пожарной безопасности и обращения с оборудованием, если они относятся к работе.
• Не используются оценочные слова без измеримого содержания: «качественно», «своевременно», «оперативно».

Права должны обеспечивать выполнение обязанностей. В документ можно включить право получать от подразделений сведения и документы, необходимые для работы, знакомиться с решениями руководства по своему направлению, предлагать улучшения, требовать исправного оборудования и сообщать о выявленных рисках.

Ответственность описывают без чрезмерно широких и заранее установленных санкций. Обычно указывают ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, нарушение правил работы с информацией, причинение ущерба в пределах, установленных законодательством и локальными документами организации.

Не следует автоматически записывать в инструкцию полную материальную ответственность или обязанность возмещать любые убытки. Такие условия требуют отдельной правовой оценки и не заменяются одной формулировкой в должностной инструкции.

Порядок утверждения и ознакомления работника

Проект инструкции обычно готовит руководитель подразделения совместно с кадровой службой. При необходимости к работе привлекают специалиста по охране труда, юриста, технического эксперта или сотрудника, который фактически выполняет соответствующие функции.

Перед утверждением нужно проверить:

1. совпадает ли название должности со штатным расписанием;
2. согласуются ли обязанности с трудовым договором;
3. не пересекаются ли функции с инструкциями других сотрудников;
4. достаточно ли прав для выполнения возложенных задач;
5. понятны ли порядок замещения и подчиненность;
6. учтены ли особенности конкретного рабочего места.

Утверждение оформляют подписью руководителя организации или другого уполномоченного лица. В документе можно предусмотреть гриф утверждения, дату введения в действие, номер редакции и лист согласования. Если инструкция утверждается приказом, в приказе указывают, какой документ вводится в действие и кто отвечает за ознакомление работников.

После утверждения сотрудника знакомят с инструкцией под подпись. Отметку можно разместить в конце документа или оформить отдельным листом ознакомления. В ней указывают фамилию, имя, отчество работника, должность, дату и подпись.

Ознакомление желательно проводить до начала выполнения обязанностей, а при изменении документа — до того, как новые правила начнут применяться к сотруднику. Экземпляр инструкции передают работнику или обеспечивают доступ к электронной версии, если такой порядок закреплен в организации.

Для должностей с особыми производственными задачами формулировки лучше проверять по профильным примерам. Например, при подготовке документа для машиниста можно сопоставить структуру с должностной инструкцией машиниста автомобильного крана.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Причинами для пересмотра документа могут быть изменение технологии, структуры подразделения, оборудования, порядка взаимодействия, наименования должности или фактического содержания работы. Регулярная проверка также помогает обнаружить устаревшие ссылки на внутренние документы и обязанности, которые больше не выполняются.

Сначала подготовьте новую редакцию или перечень конкретных изменений. Сравните действующий и обновленный тексты, чтобы определить, затрагивают ли поправки трудовую функцию, права сотрудника, режим работы, квалификационные требования или иные условия, согласованные с работником.

Если изменения затрагивают условия трудового договора либо фактически меняют трудовую функцию, одного приказа работодателя может быть недостаточно. В такой ситуации нужно заранее оценить правовые последствия и оформить необходимые кадровые документы с учетом применимых требований.

Если корректировки не меняют трудовую функцию, порядок обычно включает следующие этапы:

• Подготовить проект новой редакции или перечень поправок.
• Согласовать документ с руководителем подразделения и профильными специалистами.
• Проверить соответствие штатному расписанию и трудовому договору.
• Оформить приказ или иной документ о введении изменений.
• Указать дату начала действия новой редакции.
• Ознакомить работника с обновленным документом под подпись.
• Передать прежнюю редакцию на хранение и исключить ее из текущего использования.

Для оформления распоряжения можно использовать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию сотрудника. В приказе указывают основание изменений, должность работника, содержание поправок, дату введения новой редакции и ответственных за ознакомление.

Каждой редакции удобно присваивать номер или дату, а в журнале локальных документов фиксировать утверждение и замену предыдущей версии. Это помогает определить, каким текстом руководствовались на конкретную дату, и не допустить ситуации, когда у работодателя и сотрудника находятся разные варианты инструкции.

Перед окончательным утверждением проведите итоговую проверку: все ли обязанности выполнимы, есть ли у работника необходимые права, согласуются ли требования с реальной организацией труда и понятно ли, какой результат ожидается по каждой задаче. Хорошо составленная инструкция должна быть рабочим документом, а не формальным перечнем общих фраз.