Как оформить приказ об увольнении работника

Приказ об увольнении оформляют на основании подтверждающего документа и с указанием конкретного основания прекращения трудового договора. В документе фиксируют сведения о работнике, дату прекращения договора, формулировку основания и ссылку на соответствующую норму закона. Разберём обязательные реквизиты, порядок подписания и действия работодателя в последний рабочий день.

В каких случаях оформляют приказ об увольнении

Приказ издают при прекращении трудового договора независимо от причины: по инициативе работника, по соглашению сторон, в связи с истечением срока договора, переводом к другому работодателю, обстоятельствами, не зависящими от сторон, или по инициативе работодателя. Документ нужен, чтобы зафиксировать решение работодателя и передать сведения в кадровый, бухгалтерский и расчетный контуры организации.

Основанием для приказа служит документ, подтверждающий законность увольнения. В зависимости от ситуации это может быть заявление работника, соглашение о расторжении трудового договора, уведомление об истечении срока договора, решение о сокращении, медицинское заключение, свидетельство о смерти или другой документ.

При увольнении за виновные действия приказ не заменяет процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности. До его подготовки работодатель проверяет обстоятельства, запрашивает объяснение работника, оформляет необходимые акты и соблюдает установленные правила применения взыскания. Если одновременно требуется взыскать ущерб, это оформляют отдельным документом, например приказом о взыскании материального ущерба с работника.

Какие сведения указать в приказе

Работодатель может использовать унифицированную форму Т-8 либо собственный бланк. Собственная форма должна содержать все необходимые реквизиты и позволять однозначно определить, кто, когда и по какому основанию увольняется. Обычно приказ составляют на одного работника; для нескольких сотрудников используют отдельный документ или форму, в которой данные каждого человека разделены.

В приказе указывают:

• полное наименование работодателя;
• название документа — «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
• дату и регистрационный номер;
• фамилию, имя, отчество работника;
• табельный номер, если он используется;
• структурное подразделение и должность;
• реквизиты трудового договора;
• дату прекращения трудового договора;
• формулировку причины увольнения;
• ссылку на конкретную норму трудового законодательства;
• документ-основание: заявление, соглашение, уведомление, акт или иной документ;
• подпись руководителя или другого уполномоченного лица;
• отметку об ознакомлении работника.

Дата увольнения — это дата прекращения трудового договора. Как правило, она приходится на последний день работы, но для отдельных оснований и ситуаций порядок может отличаться. Поэтому дату в приказе сверяют с заявлением, соглашением, уведомлением и другими документами, на которых основано увольнение.

Формулировку причины лучше переносить в приказ без свободного пересказа. Например: «Расторгнуть трудовой договор по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Прекратить трудовой договор по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Конкретный текст зависит от обстоятельств и выбранного основания.

Не следует включать в приказ сведения, которые не относятся к прекращению договора или могут создать двусмысленность. Если сотрудник передает имущество, дела или доступы, такие действия можно оформить отдельным актом либо самостоятельным распоряжением, а не перегружать ими приказ об увольнении.

Как составить и подписать приказ

Подготовку начинают с проверки основания и даты увольнения. Кадровый специалист сопоставляет данные работника с трудовым договором и кадровыми документами, проверяет должность, подразделение, написание фамилии, номер договора и наличие подписи руководителя. Ошибка в дате или формулировке может привести к несоответствию приказа другим документам.

Практический порядок оформления выглядит так:

• Получить заявление, соглашение, уведомление или другой документ-основание.
• Проверить, соблюдены ли требования к процедуре увольнения.
• Определить точную дату прекращения трудового договора.
• Выбрать форму приказа — Т-8 или утвержденный бланк работодателя.
• Заполнить сведения о работнике и трудовом договоре.
• Указать полную формулировку основания и ссылку на норму закона.
• Приложить или указать реквизиты документа-основания.
• Передать приказ на подпись уполномоченному лицу.
• Зарегистрировать документ в журнале или информационной системе.
• Предъявить приказ работнику для ознакомления.

Приказ подписывает руководитель организации либо лицо, которому предоставлено соответствующее полномочие. Подписание кадрового документа сотрудником, который не имеет права действовать от имени работодателя, создает риск спора о законности оформления увольнения.

Документ можно оформить на бумаге или в электронной системе, если организация использует электронный кадровый документооборот и соблюдает установленные требования к подписанию. Для бумажного приказа подпись ставят собственноручно, для электронного — применяют предусмотренный вид электронной подписи.

Если до даты увольнения изменились обстоятельства, приказ не исправляют произвольно. В зависимости от ситуации оформляют новый приказ, отменяют ранее изданный документ или корректируют его в установленном работодателем порядке. Все изменения должны быть понятны из кадрового учета и согласованы с документами-основаниями.

Ознакомление работника с приказом

Работника знакомят с приказом под подпись. Он вправе получить копию документа, а работодатель выдает ее по запросу в порядке, предусмотренном для предоставления кадровых документов. Отметку об ознакомлении размещают в самом приказе либо оформляют отдельным листом.

Обычно в отметке указывают слова «С приказом ознакомлен», дату и подпись работника. При необходимости работник может добавить письменные замечания. Подпись подтверждает факт ознакомления, но сама по себе не означает согласие с причиной увольнения.

Если сотрудник отказывается подписывать приказ, работодатель не должен заставлять его ставить подпись. Отказ фиксируют актом с указанием даты, места, обстоятельств и присутствующих лиц. В акте можно отметить, что приказ был предъявлен работнику, но от подписи он отказался.

Когда работник отсутствует или не может ознакомиться с приказом по объективной причине, применяют предусмотренный порядок направления документа и фиксации невозможности ознакомления. Способ зависит от формата кадрового документооборота и обстоятельств отсутствия, поэтому кадровая служба должна сохранить подтверждение предпринятых действий.

Заранее подготовленные документы помогают избежать задержек в последний рабочий день. Если одновременно менялись персональные данные сотрудника, сначала проверяют, оформлены ли соответствующие кадровые изменения, например приказ о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работника.

Расчет и выдача документов в день увольнения

В день прекращения трудового договора работодатель производит с работником окончательный расчет. В него включают заработную плату за фактически отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие суммы, которые причитаются сотруднику по закону, трудовому договору и локальным актам.

Если работник в день увольнения не работал, выплаты производят в установленном порядке после его обращения за расчетом. Когда сумма или состав выплат спорные, бесспорную часть перечисляют в предусмотренный срок, а спорный вопрос решают отдельно. Бухгалтерия также выдает расчетный листок с расшифровкой начислений и удержаний.

К завершению трудовых отношений кадровая служба готовит документы и сведения для работника:

• копию приказа об увольнении — по запросу;
• сведения о трудовой деятельности в установленной форме;
• бумажную трудовую книжку, если она ведется и работник не перешел на электронный формат;
• справки и сведения, связанные с заработком и страховыми периодами, если они предусмотрены правилами или запрошены работником;
• другие документы, которые работодатель обязан выдать при увольнении или предоставить по письменному обращению.

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, сведения о прекращении договора передают в установленном формате. При бумажной трудовой книжке запись о прекращении договора должна соответствовать приказу по дате и формулировке основания; исправления и сокращения, меняющие смысл записи, недопустимы.

Перед увольнением полезно закрыть связанные задачи: получить имущество, пропуска и ключи, отключить корпоративные доступы, принять документы и передать дела. Эти действия не заменяют расчет и выдачу обязательных документов, поэтому их нельзя использовать как причину для задержки окончательного оформления.

Финальный контроль можно оформить так:

• Приказ подписан и зарегистрирован.
• Работник ознакомлен или составлен акт об отказе/невозможности ознакомления.
• Рассчитаны зарплата, отпускная компенсация и иные выплаты.
• Выдан расчетный листок.
• Переданы сведения о трудовой деятельности и другие обязательные документы.
• Оформлена бумажная трудовая книжка, если она применяется.
• Получены подтверждения выдачи документов и перечисления денег.

Правильно составленный приказ связывает основание увольнения, кадровый учет и окончательный расчет. Перед подписанием нужно проверить не только реквизиты документа, но и всю процедуру, на которой он основан.